In gesprek met Binnenlands Bestuur vertellen Bas en Ronald over het concept De Ideale Ambtenaar en het boek dat hierover net is verschenen.
Tekst website Binnenlands Bestuur:
Er zijn honderdduizenden ideale ambtenaren, schrijven Ronald Derks, manager in het sociaal domein bij de gemeente Delft en Bas van Leeuwen, manager op het gebied van wonen bij de gemeente Amsterdam. Ze geven samen al jaren de workshop ‘De ideale ambtenaar’ en hebben hun ervaringen en bevindingen nu gebundeld in een interactief boek met dezelfde titel. ‘Wij kijken naar stijlen van het ambtenaar zijn.’
Beweging creëren
Van Leeuwen en Derks vonden elkaar tijdens de master bestuurskunde op de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) in hun enthousiasme en trots op het ambtenaarschap in het publieke domein. Ze wilden weten wat andere mensen nou een goede ambtenaar vonden tot een Harvard-professor hen voorhield dat zij niet passief wilden beschrijven, maar beweging wilden creëren. Van Leeuwen: ‘Het gaat om het activeren van mensen. Hoe kunnen we de publieke professionals helpen hun vak beter uit te oefenen? We zijn bestuurskundige beschouwingen toen gaan vertalen naar gedrag. Wat kan ik als ambtenaar mijn eigen werk anders doen en de publieke sector verbeteren?’
Derks vult aan dat hun afstudeeronderzoek is verworden tot de workshop. ‘Wij geloven en hopen in dat de workshop doet wat het zegt: wat vind ik zelf een goede ambtenaar en hoe herken ik dat in mijn omgeving? We hebben dat getoetst en de deelnemende ambtenaren reageerden er positief op.’
Met welke gedachte begonnen jullie aan het boek?
Derks: ‘We bouwden voort op het concept, maar probeerden weg te blijven van een blauwdruk voor de ideale ambtenaar. We wilden inzicht geven in wat een goede overheid is en wat dit betekent voor het handelen van ambtenaren. Je kunt daarvoor schakelen tussen allerlei competenties en gedragingen.’
Van Leeuwen: Veel mensen vroegen tijdens de workshops om een boek. Er zijn natuurlijk al allerlei managementstructuren die naar stijlen kijken, maar wij kijken naar stijlen van ambtenaar zijn. Meer mensen willen een instrument om daarnaar te kijken. Het is namelijk echt een professie en vergt vakmanschap.’
Die workshops bevestigden jullie in de overtuiging dat het binnen de overheid ondanks de aanwezige kwaliteit, passie en flexibiliteit vaak ontbreekt aan een gezamenlijke taal en perspectief om tot een nieuwe, en soms andere, manier van handelen te komen. Hoe verklaren jullie dat?
Derks: ‘Je ziet dat er ideeën zijn van wat de overheid zou moeten doen: meer faciliteren, participatie. Dat is vrij abstract. Welke invulling geven ambtenaren eraan in hun dagelijkse werk? En hoe vertalen ze die begrippen naar de praktijk. Er bleek geen kader over wat nou die opvattingen zijn. Ik weet niet waarom die niet eerder zijn opgesteld, want het lijkt zo eenvoudig.’
Van Leeuwen: ‘Er wordt heel vaak uitgegaan van volgtijdelijkheid: eerst de ambtenaar als bureaucraat, toen als ondernemer en uiteindelijk als verbinder. Maar als ik een paspoort ga halen, dan hoef ik geen verhaal over maatschappelijke meerwaarde te horen. Het is niet zo dat het oude fout is en het nieuwe goed. Het gaat erom wat op welk moment met jouw team en die leiding en met die opgave nodig is.’
Derks: ‘De managementdrives die over persoonlijke stijl gaan zijn ook relevant voor ambtenaren. Het gaat juist om die specifieke context: politiek-samenleving-organisatie. En dat aspect wordt eigenlijk niet behandeld als je andersoortige modellen toelaat op een team.’
Waarom gebruiken jullie die drie typische rolopvattingen van de ideale ambtenaar (bureaucraat, ondernemer, verbinder)?
Van Leeuwen: ‘Dat zijn de drie grote stromingen die in de bestuurskunde worden beschreven. Max Weber was pleitbezorger van de bureaucraat: gelijke input en output, geen willekeur meer. Dat heeft geleid tot bepaald gedrag. De reactie kwam eind twintigste eeuw: New Public Management. De overheid als bedrijf: effectief en efficiënt. Dat deed niet altijd recht aan de werkelijkheid en de perceptie van de mensen. De overheid moest tussen de mensen staan en met mensen zaken oplossen: de verbinder. Wij zien meer in een mix van die stijlen toegespitst op de specifieke situatie op dat specifieke moment.’
Een ideale ambtenaar moet elementen uit al deze rollen halen?
Derks: ‘Darwin schreef ook dat ‘overlevers’ degenen zijn die zich het beste kunnen aanpassen. Behoud dus wat goed is en voeg dingen toe als die niet meer toereikend zijn. Bij paspoorten uitgeven is het belangrijk dat je goed de procedures kent. Als wijkregisseur haal je ook andere competenties erbij.’
Van Leeuwen: ‘Die oudste stijl, bureaucraat, is wat ondergewaardeerd. Als een besluit efficiënt is en draagvlak heeft, maar later niet meer is terug te vinden waarom het goed was en waarom het is genomen, dan doe je het niet goed in dat domein. Je moet ook goed archiveren. Dat is net zo belangrijk.’
Derks: ‘Peil als je in gesprek bent met jouw omgeving wat zij van je verwachten en probeer daarop in te spelen. Gebruik daarvoor de juiste woorden, want taal is belangrijk. In gesprek met de wijk moet je oog hebben voor professionals en wat zij nodig hebben. We leggen een link naar vertrouwen. We gaan ervan uit dat als je vertrouwenswaardig handelt mensen eerder bereid zijn om met jou samen te werken. Wees daarbij trouw aan jouw eigen kern. Op die manier kun je betere resultaten realiseren in de samenleving.’
Een ambtenaar moet initiatiefrijk zijn, risico’s durven nemen, maar ook loyaal zijn en goed advies geven. In het boek geeft Jeroen Busscher, een bekende managementdenker, tips over leidinggeven aan ‘de ideale ambtenaar’. Hoe doe je dat het beste?
Derks: Jeroen schetst een beeld voor leidinggevenden dat put uit een combinatie van de ideaaltypes: geef heldere kaders, maar ga ook uit van de professionaliteit en eigen verantwoordelijkheid van ambtenaren.Ga uit van vertrouwen, maar als ze iets niet goed doen, moeten er ook consequenties zijn. Leidinggevenden moeten zich verder niet overschatten: zorg dat mensen met elkaar leren en organiseer inspiratie in plaats van de inspiratie willen zijn.’
De ideale ambtenaar bestaat niet, schrijven jullie. Of er zijn honderdduizenden ideale ambtenaren?
Derks: ‘Wij geloven dat iedereen een ideale ambtenaar kan zijn. Het is vooral meebewegen en bewust omgaan met die rol en het helpt dan om met een frisse blik en een nieuwe bril naar jouw werk te kijken en zelfbewuste keuzes te maken. Mensen zijn vaak wel betrokken bij hun werk als ambtenaar: maar wat wil je ermee?’
De omgeving van de ambtenaar wordt er niet eenvoudiger op. Jullie advies is de complexiteit van de functie te omarmen en je te laten leiden door beweging, trots en plezier. Een open houding dus?
Van Leeuwen: ‘Ja, maar ook trots. Op verjaardagen heerst vaak nog dat stoffige beeld van ambtenaren, maar veel functies zijn heel bijzonder. Die complexe omgeving met de keuzes die je samen kunt maken is heel bijzonder. Dat besef, die zelfreflectie en bewustwording moet er zijn. Iedere ambtenaar heeft een bijzondere klus.’
